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Interaktive Dashboards.

Die Zeiten der statischen Präsentationen beim internen Reporting sind vorbei. Ebenso wie die Zeiten, als man noch auf die Ergebnisse oder Reports der hausinternen Datenanalysten warten musste, nur um dann schon nicht mehr aktuelle Zahlen oder Auswertungen zu bekommen. Solange Excel, PowerPoint oder ähnliche Anwendungen für das Reporting verwendet werden, bleibt es bei der statischen Präsentation von Kennzahlen, ohne dass der Empfänger mit diesen interagieren und sich seine eigene Ansicht erstellen kann.

Aber welche Vorteile bringen interaktive Dashboards genau, und für wen? Letzteres ist einfach zu beantworten: Interaktive Dashboards bringen den größten Mehrwert für nicht-technische Anwender, die keine IT-Experten sind wie Manager oder Fachbereichsleiter. Mithilfe dieser Dashboards sind sie in der Lage selbstständig auf Informationen in Echtzeit zuzugreifen und diese individuell zu modifizieren. Die intuitive Anwendung der Dashboards erlaubt dieser Zielgruppe u.a. die aktuellen Entwicklungen der wichtigsten Kennzahlen (Key Performance Indicators) zu erfassen, zu analysieren und nach ihren Bedürfnissen und Fragestellungen anzupassen. Autonom und ohne auf die IT angewiesen zu sein. Prozesse und Infrastrukturen, die erlauben, schnell auf Kennzahlen und Auswertungen zugreifen zu können sind inzwischen ein enormer Wettbewerbsvorteil und sollten in jedem Unternehmen umgesetzt sein.

Interaktive Dashboards zeigen den Anwendern wichtige Trends oder unerwartete Ereignisse in Sekundenschnelle auf und ermöglichen Managern entsprechend schnell zu reagieren. Das spart Zeit und Kapazitäten. Der hohe Return of Investment (ROI) ist somit auch klar zu quantifizieren.

Dabei sind interaktive Dashboards nicht nur ein wertvolles Werkzeug für Manager, sondern können von unterschiedlichen Teams und Teammitgliedern im Unternehmen genutzt werden. Neben der Visualisierung von Daten kann der Anwender diese mit wenigen Klicks nach den wichtigsten Kriterien filtern, tiefer in die Daten eintauchen (Drill-Down) oder Hintergrundinformationen zu interessanten Datenpunkten erhalten (Drill-Through). Diese Funktionen werden auch auf www.datapine.com genauer beschrieben.

Für die Erstellung interaktiver Dashboards ist es wichtig, dass die dazu verwendete Software folgende drei Funktionen enthält.

 

1)    Dashboard Filter

Ein interaktives Dashboard sollte die Möglichkeiten bieten, Kennzahlen nach bestimmten Kriterien zu filtern und dadurch nur ausgewählte Informationen mit in die Analyse einfließen zu lassen. Mithilfe dieser temporären Filter können eine Vielzahl von Datenkombinationen über ein einziges Dashboard bereitgestellt werden. Somit benötigen Unternehmen für verschiedene Benutzergruppen bzw. Abteilungen keine separaten Dashboards, sondern erlauben einfach jeder Gruppe, die Daten durch Bereitstellung eines Filters in der Art und Weise einzuschränken, die am sinnvollsten für sie ist. Am Beispiel eines Dashboards mit Umsatzzahlen können dem Anwender neben der Zeit, um den Betrachtungszeitraum flexibel zu ändern, Kriterien wie Produktkategorie, Land oder Vertriebskanal als mögliche Filteroptionen zur Verfügung gestellt werden. Die dadurch geschaffene Flexibilität, durch die Daten zu navigieren, erlaubt dem User eine Vielzahl von Fragestellungen selbstständig zu beantworten. Beispielsweise: Welcher Anteil am Umsatz wurde in der Produktkategorie Herrenmode in Österreich über den Vertriebskanal Retail erwirtschaftet. In Excel oder PowerPoint müssten hierzu eine Vielzahl einzelner Grafiken erstellt werden; ein Dashboard erledigt das mit wenigen Klicks.

Eine weitere wichtige Anwendung von Dashboard-Filtern liegt in der Verknüpfung mit dem Benutzermanagement. Dabei werden bestimmten Anwendern oder Anwendergruppen vordefinierte Filterwerte zugeordnet, welche diese selbst nicht ändern können. Ein Beispiel dafür ist ein Vertriebsdashboard, das jeden Mitarbeiter über den aktuellen Stand seiner Kunden informiert und die wichtigsten Vertriebskennzahlen anzeigt. Dabei ist es wichtig, dass jeder Vertriebsmitarbeiter nur Informationen über seine eigenen Kunden sieht. Weiterhin sollten sich hierarchische Strukturen abbilden lassen, so dass beispielsweise der Leiter eines Vertriebsteams Zugriff auf alle Kunden und Vertriebskennzahlen seiner Mitarbeiter hat. Diese Einschränkungen der Datenbasis auf Benutzerebene lassen sich durch die Anwendung von Dashboard-Filtern im Hintergrund einfach konfigurieren und durchführen.

 

2)    Drill-Down

Drill-Down bezeichnet das „Hinuntersteigen“ auf die nächst tiefere Detailebene. Diese Funktion wird meist verwendet um bei Auffälligkeiten bei Daten bzw. Entwicklungen, diese weiter zu zerlegen oder sezieren, um den Grund für diese Auffälligkeiten zu identifizieren. Ein Anwendungsfall ist der Drill-Down in der geografischen Ebene. Stellen wir uns ein Säulendiagramm vor, dass die Umsätze pro Land anzeigt, wobei der Umsatzwert für Deutschland deutlich über dem erwarteten Wert liegt. Nun möchte der Anwender genauere Informationen darüber erhalten, wieso der Umsatz über den Erwartungen liegt. Durch einen Klick auf das Bundesland wird der Benutzer auf die nächst tiefe Detailebene geleitet und betrachtet nun den Umsatz pro Bundesland. Dieser Drill-Down kann beliebig oft wiederholt werden, bis man im Detail zurückverfolgen kann, in welcher Stadt oder Region der zusätzliche Umsatz generiert wurde.

 

3)    Drill-Through

Diese Funktion ist der dritte wesentliche Bestandteil eines interaktiven Dashboards und erlaubt dem Anwender, sich zu jedem Datenpunkt in einer Tabelle oder einem Diagramm Hintergrundinformationen anzeigen zu lassen. Bei einem Klick auf die Umsatzzahl des letzten Monats öffnet sich zum Beispiel eine Tabelle mit einer Liste auf Transaktionsebene, die zusätzliche Informationen wie Kundendaten, Höhe des Warenkorbs, Anzahl der bestellten Artikel und dem Bestelldatum enthält.

Zumeist werden die beschriebenen interaktiven Funktionen in der hier aufgeführten Reihenfolge verwendet. Im ersten Schritt wird das Datenset mithilfe der Dashboard-Filter modifiziert, um den für die aktuelle Fragestellung erforderlichen Blickwinkel abzubilden. Sieht man eine Besonderheit in den Kennzahlen, kann die entsprechende Datenreihe mit Hilfe des Drill-Downs sukzessive in einem höheren Detailgrad betrachtet werden. Nach dieser zusätzlichen Eingrenzung des Datensets ist es oft sinnvoll, sich weitere Informationen zu dem relevanten Datenpunkt anzeigen zu lassen und somit z.B. ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie bestimmte Kennzahlen zustande kommen.

 

Gastautor:
Jakob Rehermann, Geschäftsführer datapine. Das Unternehmen bietet eine leistungsstarke BI-Software zur Erstellung interaktiver Dashboards.

 

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