Olympus

Automatisierte Forecasts bei Olympus.

Automatische Berechnungen, mehr Details und Flexibilität: Die Europazentrale von Olympus, dem japanischen Hersteller optischer und digitaler Präzisionstechnik, modernisiert ihre Planung.

Beim weltweiten Vertrieb von Hightechprodukten wie unter anderem medizinische Endoskope, Kameras oder Mikroskope, steht Olympus in der Finanzplanung ständig vor komplexen Aufgaben. So fordert die Konzernzentrale von den einzelnen Ländergesellschaften mehrmals im Jahr GuV- und Bilanzplanungen. Diese werden von regionalen Controllern, zum Beispiel im deutschsprachigen Raum, geprüft und von der Kontinentaltochter, in diesem Fall Olympus Europa, konsolidiert. 

Das Problem dabei aber war: Aufgrund der wachsenden Anforderungen an den Planungsprozess durch den Mutterkonzern entstand ein sehr großer Aufwand bei der Erstellung verschiedener Planungsversionen. Kurzfristige Änderungen sowie Top-down-Vorgaben ließen sich nur schwer abbilden. 

Darüber hinaus wurden häufig Änderungen nach dem Abgabetermin vorgenommen, sodass während der mehrwöchigen Planung zahlreiche Mitarbeiter in der Zentrale einen Großteil ihrer Zeit zur Vorbereitung und Zusammenführung der Planung benötigten.

 

Ziel: Mehr Übersichtlichkeit.
«Neben dem damit einhergehenden hohen manuellen Aufwand und der Fehleranfälligkeit gab es eine weitere Herausforderung: Da die Excel-Dateien im Laufe der Zeit immer größer wurden, bis zu mehreren hundert MB, ließen sie sich kaum bearbeiten», sagt  Matthias Ola, Leiter Corporate Controlling bei Olympus Europa

«Zudem ging die Übersichtlichkeit verloren, weil alleine 30 bis 50 Reiter pro Land existierten. Gab zum Beispiel die Zentrale eine Umsatzsteigerung von fünf Prozent vor, mussten die Ländergesellschaften die entsprechenden Änderungen auf der untersten Ebene durchführen, damit sich in der Summe dieser Wert ergab», führt der Manager weiter aus. 

Deshalb suchte Olympus Europa eine IT-Lösung zur systemischen Unterstützung des Planungsprozesses. Das neue Tool sollte nicht nur bei der Finanzplanung helfen, sondern auch in anderen Fachbereichen einsetzbar sein. Das Unternehmen entschied sich für eine Gesamtlösung der SDG consulting AG auf der Basis der Software-Plattform des Anbieters BOARD

 

Automatisierter Forecast.
Nach der Feinspezifikation und Prozessmodellierung wurde zunächst ein umfassendes System für die GuV-, Bilanz- und Investitionsplanung umgesetzt. Kurz darauf folgte eine Lösung für die Marketingplanung. Bereits der Einsatz der Software in der Finanzplanung brachte Vorteile: Dadurch können rund 100 Controller deutlich effizienter planen. 

Deren Kollegen in der Europa-Zentrale unterstützen sie bei der Arbeit weiterhin, indem sie die Ist-Zahlen sowie einen Vorschlagswert für den Forecast über Automatismen initialisieren.

Das ganze Verfahren läuft nun viel reibungsloser: «In der Vergangenheit erforderte die Initialisierung einen großen manuellen Aufwand, bei dem Kopierfehler auftreten konnten. Durch den neuen Prozess für die Initialisierung entfällt diese Fehlerquelle», erläutert Thorben Sychla, BOARD-Administrator bei Olympus. «Die Verantwortlichen in den Ländern können diese Zahlen jetzt auch top-down anpassen. Das bedeutet, sie ändern etwa den Umsatz für das ganze Land und anschließend werden die Supply-Chain-Kosten automatisch berechnet.» 

 

Eigener Workflow-Prozess.
Eine weitere wichtige Verbesserung ist die Statusangabe. Da bislang die europäischen Controller nicht wussten, ob es sich bei der auf dem Laufwerk abgelegten Datei um einen Zwischenstand oder die finale Liste handelt, wurde für die BOARD-Plattform ein eigener Workflow-Prozess erstellt. Auf dieser Grundlage lässt sich nun die gesamte Planung zu einem bestimmten Zeitpunkt einfrieren, sodass keine nachträglichen Änderungen mehr möglich sind. Hierdurch ist die Termintreue sichergestellt.

 

Höherer Automatisierungsgrad.
Matthias Ola zeigt sich zufrieden: «Die neue Gesamtlösung hat zu einer höheren Automatisierung und einem größeren Detaillierungsgrad im Planungsprozess bei Olympus Europa geführt. Viele Schritte laufen nun automatisiert ab, so dass keine manuelle Zusammenführung der Daten mehr nötig ist. Falls Anpassungen im Prozess notwendig sind oder besondere Anpassungswünsche aus den Fachbereichen kommen, können wir diese weitestgehend selbstständig und schnell umsetzen.»

Unterstützend kommen bei Olympus Europa Importlösungen für Vorsysteme zum Einsatz. So werden etwa die Daten der von der HR-Abteilung erstellten Personalkostenplanung über eine CSV-Datei importiert. Neben einer automatischen Währungsumrechnung lassen sich jetzt auch allgemeine Kosten, etwa für die IT, auf die einzelnen Abteilungen umlegen. 

 

Über den Tellerrand. 
Da auch ein Großteil der Bilanz automatisch errechnet wird, erstellen die Länder aus der GuV in wenigen Schritten eine umfassende Bilanzplanung. Ergänzend müssen nur noch die Investitionen eingegeben werden. Die daraus resultierenden Abschreibungen werden berechnet und alle Werte fließen in die GuV und die Bilanz ein.

Sehr groß ist zudem der Nutzen für die Kollaboration im gesamten Unternehmen: «Wenn die zuständigen Kollegen für Land, Region und Kontinent gemeinsam Daten besprechen wollten, mussten sie bislang Auszüge der Excel-Datei versenden», erläutert Matthias Ola. «Nun können sie gleichzeitig die detaillierten Daten unmittelbar in der neuen Lösung einsehen, sodass die Zusammenarbeit einfacher geworden ist und jeder Beteiligte den gleichen Planungsstand über alle Dimensionen hat.»

Und damit ist es mit der Innovation noch lang nicht genug. Aufgrund der vielen Vorteile will Olympus Europa das System weiter ausbauen. Es soll in Zukunft auch für die Supply Chain- und Vertriebsplanung eingesetzt werden.

 

 

Quelle: BUSINESS INTELLIGENCE MAGAZINE, www.bi-magazine.net
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