Geschäftsprozesse

Büroprozesse intelligent automatisieren.

Der Nutzen automatisierter Büroabläufe wurde durch die Corona-Krise offensichtlicher denn je. Zahlreiche Tools und Technologien bieten ein erhebliches Rationalisierungspotential – was sich besonders im Recruiting-Prozess zeigt. 

* Von Frank Hendricks

Während in der Produktion automatisierte Fertigungsverfahren längst etablierte Standards sind und massive Produktivitätsfortschritte bringen, wird in den Büros nach wie vor wenig strukturiert gearbeitet. 

Ausgefeilte Abläufe wie etwa in der Automobilfertigung, wo mittels Just-in-Sequence die Bauteile eigens für die Montage eines individuell konfigurierten Fahrzeugs angeliefert werden, sind in vielen Kontoren noch Fehlanzeige. Stattdessen werden Dokumente meist noch per E-Mail versandt – als Anhänge, die umständlich geöffnet, gesichtet, abgelegt und bearbeitet werden müssen. Die Kommunikation erfolgt über Telefon, E-Mail, manchmal schon per Chat oder Messaging – aber überwiegend zwischenmenschlich.

Zwar sind diese Kommunikationsformen für den persönlichen Zusammenhalt sehr wertvoll, eignen sich aber nicht zum optimalen Abarbeiten von Aufgaben.

Dreifacher Durchbruch.
Prozesse sollten grundsätzlich in dem «magischen» Dreieck Zeit, Kosten, Qualität bewertet werden. Diese drei Faktoren können jedoch nie gleichzeitig optimiert werden, denn jede Beschleunigung des Prozesses etwa kann zu Lasten der Qualität gehen, und jede Qualitätssteigerung kostet Geld. 

Automatisierte Abläufe indes ermöglichen bei allen drei Parametern gleichzeitig massive Verbesserungen. Denn sie sind standardisiert und somit weniger fehlerbehaftet. Darüber hinaus lassen sie sich beliebig multiplizieren, ohne dabei hohe Personalkosten zu verursachen. 

Betriebswirtschaftlich bedingen automatisierte Prozesse, dass die Stückkosten je Vorgang mit zunehmender Fallzahl sinken. Und natürlich kennen sie keine Arbeitszeiten, keine Wochenenden und auch keinen Urlaub. Zudem reagieren sie, sobald sie angestoßen werden, unmittelbar, ohne nennenswerte Verzögerungen.

Prozessanalyse und BPMN.
Vor der Automatisierung sollten alle Vorgänge abhängig von folgenden Schlüsselfragen genau beschrieben werden: 

  • Was löst den Vorgang aus?
  • Wer bearbeitet ihn? 
  • Welche Information (gegebenenfalls welches Dokument) ist dazu nötig?
  • Wieviel und wie häufig fallen Liege- und Bearbeitungszeiten an? 
  • Welche Kosten werden verursacht?
  • Welche weiteren Abhängigkeiten gibt es, die geklärt werden müssen, um den gesamten Prozess abzuschließen? 

Danach sollte das Arbeitsergebnis festgehalten werden. Dies kann in einem Dokument geschehen, in einer E-Mail genauso wie in der Maske in einer Anwendungssoftware. Zuletzt gilt es zu definieren, wie die Weitergabe des Ergebnisses oder des Kommunikationsvorgangs an die nachfolgende Instanz erfolgen soll, sodass eine Weiterbearbeitung beginnen kann.

Mithilfe der mittlerweile als Standard geltenden Methode BPMN 2.0 (Business Process Model & Notation) können all die Informationen abgebildet werden, die durch die Antworten auf die zuvor genannten Fragen gewonnen wurden. 

 

 

Tools für die Automatisierung.
Das Besondere ist die Simulationsfähigkeit: Die Abläufe lassen sich visualisieren und mit Eingangsfällen befüllen. Somit lassen sich die Durchlaufzeiten und die Kostenentwicklung beobachten, Kapazitäten bestimmen und gegebenenfalls Engpässe und Flaschenhälse identifizieren.

Die Bewertung der Ist-Prozesse bildet die Basis für die Auswahl der zu automatisierenden Prozessschritte. Da sich die Investition in die Automatisierung mit der Zeit amortisieren soll, empfiehlt es sich, die wichtigsten Vorgänge (bemessen an ihren Auswirkungen auf Zeit, Qualität, Kosten) auszuwählen und eine mögliche Automatisierung zu prüfen.

Beispiel Recruiting. 
Was bedeutet das konkret für den Prozess? Nehmen wir zum Beispiel einen betrieblichen Standardvorgang, an dem jeder Manager sehr gut überprüfen kann, wie weit die Automatisierung fortgeschritten ist: das Recruiting. 

Der Prozess des Suchens und Einstellens von Arbeitskräften eignet sich zur Verdeutlichung hervorragend, weil er an die zwischenmenschlichen Beziehungen besondere Anforderungen stellt. Trotzdem lebt er davon, schnell, transparent und möglichst effektiv vor sich zu gehen. 

Die Arbeiten beginnen in der Regel mit der Beschreibung einer Sollstelle in einem Fachbereich und enden mit der Besetzung des Arbeitsplatzes. 

Vor allem diejenigen Prozesse, bei denen Informationen in semantischer Hinsicht beurteilt werden müssen, erweisen sich oft als herausfordernd – etwa bei der Aus- und Bewertung eines Lebenslaufs: 

Zunächst muss der erste Prozessschritt diesen Lebenslauf aus einer E-Mail oder von einem Portal entnehmen, öffnen und in seine Informationsbestandteile zerlegen. Letztere können dann mithilfe von Künstlicher Intelligenz analysiert und mit den Sollanforderungen verglichen werden. Solche semantischen Analysen sind noch recht neu. Fortschrittliche HR-Software nutzt sie aber bereits. So kann man zum Beispiel mit dem Programm CVlizer von JoinVision sehr gut ausprobieren, wie leistungsfähig die Texterkennung arbeitet und wie zuverlässig die Zuordnung der einzelnen Textbausteine zu den Feldern einer Skill-Datenbank erfolgt.

BPMN-Werkzeuge wie zum Beispiel Cawemo simulieren nicht nur. Sie bilden auch die Basis für Workflow-Umgebungen, wie Camunda, die den praktischen Ablauf steuern. Die Funktionen des CVlizer etwa lassen sich in einen solchen Ablauf einbinden.

Die korrekte Prozessbeschreibung vorausgesetzt, bieten diese Programme viele intelligente Funktionen:

Den ganzen Artikel lesen Sie in der Druck- und Digitalausgabe Nr. 2/2020. Hier bestellen.

 

* Frank Hendricks arbeitet seit 1993 als Unternehmensberater. Der Wirtschaftsinformatiker ist geschäftsführender Gesellschafter von HENDRICKS, ROST & CIE.

 

 

Quelle: BUSINESS INTELLIGENCE MAGAZINE, www.bi-magazine.net

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