Logistik

Durchblick.

Hapag-Lloyd, eine international führende Linienreederei, integrierte die Planung von Kapazitäten, Vertrieb und Kosten. Dadurch stieg die Effizienz des Finanzwesens ebenso wie im Betrieb signifikant.  

Mit einem Transportvolumen von 11,9 Millionen TEU (20-Fuß-Standardcontainer) im Jahr und 399 Büros in 128 Ländern ist Hapag-Lloyd einer der großen Anbieter von Seefrachten. 119 eigene Schiffe plus etwa die gleiche Anzahl an gecharterten Schiffen bringen jährlich 12 Millionen Container zu mehr als 600 verschiedenen Häfen in aller Welt. Darüber hinaus muss der entsprechende Zubringer- und Abholverkehr über Land koordiniert werden. 

Deshalb sind die Komplexität und damit die Herausforderungen für die etwa 400 Mitarbeiter, die sich weltweit bei Hapag-Lloyd mit der Planung befassen, ex-trem hoch und erfordern einen perfekt abgestimmten Planungsprozess. 

Komplexität beherrschen.
Dessen Basis ist die jährliche Bottom-up-Planung, die – auch wegen kapitalrechtlicher Vorgaben – in einen strategischen Fünfjahresplan mündet. Diese grundlegende Planung dauert etwa drei Monate und wird dreimal pro Jahr durch eine Budget- und Forecast-Planung ergänzt. Monatlich erfolgt zudem eine Aktualisierung aufgrund kurzfristiger Trends.

Begonnen wird das Planungsverfahren bei der Hamburger Reederei mit der operativen Planung, gefolgt von der Vertriebsplanung, die durch eine treiberbasierte Kostenplanung ergänzt wird. Am Ende dieses Prozesses steht die Finanzplanung und Analyse (FP&A). Für diese Aufgabe werden Excel-Sheets in bis zu 128 Länder der Welt verschickt.

«Die Konsolidierung ist sehr zeit- und arbeitsintensiv, zumal nicht alle Mitarbeiter die Excel-Dateien in den vorgegebenen Formaten und Vorlagen zurückschicken, sodass manuell nachgearbeitet werden muss», erklärt Merle Remmel, Direktorin Controlling bei Hapag-Lloyd.

Im Rahmen der Digitalisierung beschloss Hapag-Lloyd, ein System einzuführen, das die Mitarbeiter bei der komplexen Planung perfekt unterstützt und gleichzeitig den gesamten Planungsprozess beschleunigt. 

Dazu wurde ein Projektteam zusammengestellt, das gemeinsam mit wichtigen Stakeholdern und Experten des Beratungsunternehmens SDG consulting den Planungsprozess zunächst daraufhin analysierte, was unbedingt bestehen bleiben soll und welche Teile optimiert und durch eine entsprechende Systemunterstützung verbessert werden können.

Beibehalten werden sollte auf jeden Fall die treiberbasierte Planung, um an den richtigen Stellschrauben drehen und die Effekte in der Planung zuverlässig berechnen zu können. Die Anzahl der an der Planung insgesamt beteiligten Mitarbeiter stand ebenfalls nicht in Frage. Die Aktualisierung der Planung aufgrund kurzfristiger Trends sollte möglichst in einen rollierenden Forecast umgebaut werden. 

Kompatible Systeme installieren.
Die Wahl des zukünftigen BI-Systems fiel auf das des Anbieters Board, das sich nach Angaben der Hapag Lloyd-Managerin «sehr gut in die bestehende Systemlandschaft integrieren lässt». Als Vorsysteme, die die Rohdaten bereitstellen, sind SAP und eigenentwickelte Systeme im Einsatz. «Die Board-Software verknüpft die Daten beider Systeme über SQL Server und bildet für die Planer weltweit einen Single-Point-of-Truth», ergänzt Mathias Schäfer, Senior Director IT.  

Außerdem kommt für einige Datenbereitstellungen der Board SAP Connector zum Einsatz, der eine sichere Verbindung zu den SAP-Daten gewährleistet. Sowohl die Unternehmenszentrale als auch die Regionen können so auf die gleichen korrekten und zuverlässigen Daten zugreifen, Controlling und Sales in allen Ländern die Daten direkt in Board anschauen und eigene Daten hinzufügen. 

Dabei lassen sich Teilauszüge der Daten auch per einfachem Knopfdruck nach Excel exportieren. Auf diese Weise können Mitarbeiter, zum Beispiel im Vertrieb, Angaben im bekannten System nutzen und teilen. Trotzdem sind die Durchgängigkeit und Transparenz der Daten sichergestellt.

Bereits in den ersten sechs Monaten wurden weltweit mehr als 20 Planungsmasken des neuen Systems im gewohnten Hapag-Lloyd-Stil implementiert.

Den ganzen Artikel lesen Sie in der Druck- und Digitalausgabe Nr. 1/2020. Hier bestellen.

 

 

Quelle: BUSINESS INTELLIGENCE MAGAZINE, www.bi-magazine.net
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