Forecasting

Integrierte Planung bei HRS.

Der Geschäftsreiseanbieter HRS steuert seine internationalen Serviceangebote mit einer sehr innovativen Planungslösung. Damit eröffnet das Unternehmen auch für sein Controlling zukunftsweisende Wege.

Die drei Buchstaben «HRS» kennt fast jeder Hotelsuchende. In den 1970er Jahren als überschaubares Reisebüro in Köln gegründet, wuchs das Unternehmen über die Jahrzehnte zum Global Player und revolutionierte fernab vom Silicon Valley das Thema Hotelbuchungen: vom Reisekatalog zur digitalen Webbuchung.

Der Betrieb des Suchportals ist inzwischen jedoch nur noch ein Teil des Ge-schäfts. HRS agiert als ein internationaler Hotel Solutions Provider und bietet mehr als 3’000 Konzernen, darunter 27 der DAX-30-Unternehmen und zahlreiche Global Player der Fortune 500-Companies, vielfältige Lösungen rund um das Hotelmanagement an. HRS berät seine Kunden individuell und entwickelt passgenaue Lösungen, vom strategischen Einkauf bis zu Buchungen über verschiedene Kanäle sowie optimiertem Bezahlprozess.

Services und Lösungen für Tagungs- und Gruppenbuchungen über ein standardisiertes Online-Buchungstool runden das Angebot für Unternehmen ab. HRS hat einen exklusiven Zugang zu allen globalen Distributionssystemen (GDS) und ist mit mehr als fünf Millionen Zimmern in Individualhotels der größte Hotelcontent-Anbieter der Welt. Kaum verwunderlich, dass das Thema Planung für den Internetpionier HRS zentral ist, um in der umkämpften Tourismusbranche stets das erste Haus am Platz zu haben.

Planung @ HRS.
Die Fachbereiche steuern mit operativen Teilplanungen sämtliche Marketing-, Vertriebs- und Produktentwicklungsaktivitäten. Das zentrale Controlling erstellt auf dieser Basis eine Umsatz-, Kosten- und GuV-Planung für die gesamte Unternehmensgruppe, inklusive aller nationalen und internationalen Tochtergesellschaften. «Aufgrund der Eröffnung von vielen neuen internationalen Büros sowie der Erschließung von neuen Geschäftsbereichen und dem damit verbundenen enormen Unternehmenswachstum wurde auch die Planung zusehends komplexer», sagt Controlling-Leiter Sven Jacobs.

Ein gewöhnliches Planungstool, wie zum Beispiel Excel, reichte hierfür nicht mehr aus. Insbesondere eine zentrale Datenhaltung sowie die einfache Erstellung verschiedener Versionen, wie beispielsweise Best-Case- und Worst-Case-Szenarien, waren wesentliche Anforderungen an die neue Planung. Darüber hinaus sollte das Controlling die Möglichkeit bekommen, den gesamten Planungsprozess der dezentralen Einheiten in einem zentralen System zu steuern.

Agile, iterative Integration.
Die Zeit war reif für eine professionelle Planungslösung, und so startete das Unternehmen Ende 2013 die Einführung der Software TN Planning von Thinking Networks. Für damalige Verhältnisse bereits sehr fortschrittlich, wurde die Implementierung der Lösung als agiles Projekt initiiert; ein Lasten-/Pflichtenheft legte das Unternehmen erst gar nicht an.
Die verschiedenen Teilplanungen wurden hingegen iterativ und im stetigen Austausch zwischen HRS und dem Service-Team von Thinking Networks in die aktuelle Planungslösung integriert: Angefangen mit der Planung des Umsatzes im Online-Marketing über eine Gesamtumsatzplanung bis hin zur GuV-Planung. Zuletzt ergänzte man eine Planung für den Vertriebszweig Geschäftskunden.

Regelmäßiges Forecasting.
Diese Entwicklung ist wichtig, denn das HRS-Geschäft ist von stetiger Veränderung geprägt – sei es durch die Erschließung neuer Geschäftsfelder (wie zum Beispiel Ferienhäuser-Vermietung), aktuelle Nutzungstrends (beispielsweise steigende Buchungen per Handy) oder die Weiterentwicklung von Marketinginstrumenten (unter anderem stetige Anpassungen für die Auffindbarkeit bei Google).

Dies stellt hohe Anforderungen hinsichtlich der Flexibilität des Planungstools. Änderungen, beispielsweise von fluktuierenden Währungskursen, fließen regelmäßig in die Planung ein. Daher erstellt HRS monatlich neue Endjahresforecasts auf der Basis neuer Istdaten und aktueller Entwicklungen im Geschäft.

Treiberbasiert zum Erfolg.
Die zentrale Methode, mit der HRS der Geschäftsvolatilität im Forecasting gerecht wird, ist die Arbeit mittels eines treiberbasierten Planungsansatzes für die Umsatzplanung. Hierzu fokussieren sich die Controller bei der Planung auf wenige entscheidende Geschäftstreiber (zum Beispiel «Anzahl der Buchungen», «Stornierungsraten» oder auch «durchschnittliche Übernachtungspreise») und lassen die davon abhängigen Planwerte automatisch von TN Planning errechnen. Auf diese Weise kann ein neuer Forecast mit nur wenigen manuellen Anpassungen ausgeführt werden. Und die Auswirkungen lassen sich schnell in der GuV ablesen.

Anwenderfreundliches Forecasting.
Um den Controllern einen schnellen Einstieg zu ermöglichen, nutzt das Unternehmen einen übersichtlichen Forecast-Assistenten, der basierend auf den Istdaten und intelligenten Fortschreibungsregeln erste Vorschlagswerte für die gesamte Planung erstellt.

Der Controller muss nur noch an den für ihn zentralen Stellschrauben nachjustieren. Zudem wird dem Anwender nach jeder Eingabe per Highlighting angezeigt, wie sich neue Planwerte auf die übrige Planung auswirken.
Komfortable Währungsumrechnung.

Auch ist HRS, als global operierendes Unternehmen, stark abhängig von Währungskursen. Die Kostenplanung der internationalen Tochtergesellschaften ist komplex, da gewisse Kostenarten (zum Beispiel die IT) zentral in Euro geplant und verbucht werden. Andere hingegen wie etwa die Personalkosten der lokal ansässigen Mitarbeiter werden in den lokalen Währungen geplant.

Bei Veränderungen der Kurse im Laufe der Planung stellt sich also die Frage: Welche Werte werden durch den veränderten Kurs beeinflusst? Die Lösung in TN Planning sieht so aus, dass die automatische Generierung neuer Forecast-Werte berücksichtigt, in welcher Währung die Werte geplant werden müssen. So bleiben die Personalkosten beispielsweise eines brasilianischen Mitarbeiters in Real erhalten, während gleichzeitig die IT-Kosten in Euro umgerechnet werden.

Direkte MicroStrategy-Anbindung.
HRS nutzt für das Reporting die BI-Plattform MicroStrategy. Da TN Planning standardmäßig eine Schnittstelle zu MicroStrategy anbietet, wird in Zukunft eine Verbindung beider Systeme realisiert. In der neuen Systemarchitektur teilen sie sich dasselbe Data Warehouse als «Single Source of Truth». Zudem können die Anwender dann in MicroStrategy nicht nur Berichte und Dashboards einsehen, sondern auch mit wenigen Klicks in die Planungswelt eintauchen.

Einbindung dezentraler Einheiten.
Inzwischen arbeiten rund 20 HRS-Planer mit der Lösung TN Planning, darunter 12 Controller und eine wachsende Anzahl dezentraler Planer in allen Fachabteilungen. Durch die abteilungsübergreifende Planung in einem zentralen Software-Tool wurde die Akzeptanz der Konzernplanung deutlich gesteigert.

Der stark automatisierte Prozess zur Integration der Ist- und Plandaten aus den dezentralen Einheiten in eine unternehmensweite Umsatz-, Kosten- und GuV-Planung ermöglicht nun ein regelmäßiges monatliches Forecasting.

Ehrgeizige Zukunftspläne.
HRS treibt das agile Projekt mit TN Planning konsequent voran. Neben der MicroStrategy-Integration werden weitere operative Planungen im System sowie eine neue Prozesskontrolle per Workflow, eine Standardfunktionalität der Software, zum Einsatz kommen.

Darüber hinaus befindet sich der Reisedienstleister auf dem Weg zu einer vollständig integrierten Unternehmensplanung – was unter anderem durch die Erweiterung der Bilanz- und Cashflow-Rechnung im Planungstool erreicht wird.
Zufriedenes Controlling.

Controlling-Chef Jacobs zeigt sich mit dem Projekt vollauf zufrieden: «TN Planning hat uns von den Herausforderungen unserer damaligen Planung befreit. Anstatt sich mit dem Konsolidieren von Daten rumzuschlagen, haben wir im Controlling nun wieder mehr Zeit, uns mit dem Kern unserer Arbeit zu beschäftigen.»

Der HRS-Manager beschreibt den strategischen Vorteil so: «Als Sparringspartner für die Kollegen in den Business Units und als wichtiger Berater für die Geschäftsführung der gesamten Unternehmensgruppe sorgen wir für die nötige Transparenz und Kontrolle in der Steuerung unseres internationalen Geschäfts.»

Die weitere Projektperspektive sieht er optimistisch:  «Die Flexibilität der Planungssoftware sowie der Service-Mannschaft sorgen dafür, dass wir den Zukunftsherausforderungen in der Planung gelassen gegenüberstehen und den Weg hin zu einer integrierten Unternehmensplanung zu Ende gehen.»

Profil: HRS
Unternehmenssitz: Köln
Branche: Reise
Mitarbeiter: 1’500 weltweit
Firmenkunden: 40’000
BI-Lösung: TN Planning

 

Quelle: BUSINESS INTELLIGENCE MAGAZINE, www.bi-magazine.net
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