Systemgastronomie

Planung in der Systemgastronomie.

Restaurants wurden wie kaum eine andere Branche von den Folgen der Corona-Pandemie hart getroffen. Die britische Niederlassung der Fast Food-Kette KFC, Teil des weltweit größten Anbieters Yum, ist dank einer leistungsstarken Planungssoftware gut für aktuelle und künftige Herausforderungen gerüstet.

Anno 1930 wurde KFC im US-Bundesstaat Kentucky als einfaches Tankstellenrestaurant gegründet. Heute gehört die Fast Food-Kette mit mehr als 20‘000 Restaurants in etwa 125 Ländern zu dem US-Konzern Yum! Brands, der weltweit größten Unternehmensgruppe für Systemgastronomie.  

In Großbritannien eröffnete KFC bereits 1965 die erste ausländische Niederlassung und war damit der erste amerikanische Fast Food-Anbieter im Land. Innovativ ist der britische Zweig bis heute.

Da im Fast Food-Geschäft die Reaktionsgeschwindigkeit und eine schnelle Anpassung an die sich wandelnden Konsumtrends ganz besonders essentiell sind, wuchsen bei KFC auch die Anforderungen an die Planung, wodurch das auf Excel basierende Planungssystem bald nicht mehr mit dem Wachstum Schritt halten konnte. 

Probleme in der Planung.
Für die Restaurantplanung von KFC müssen sowohl Umsatz, Ressourcen als auch viele unterschiedliche Variablen wie etwa Strom, Uniformen und Betriebssicherheit geplant werden. Eine intransparente Datenbasis aus verschiedenen Quellen und die manuelle Aufbereitung der Daten in CSV-Dateien machten die Planung bei KFC zu einem sehr zeitaufwendigen und fehleranfälligen Prozess. 

Insbesondere Planungsszenarien und nachträgliche Änderungen aber waren aufgrund der vielen Variablen ein extrem umständlicher und arbeitsintensiver Vorgang. Nachdem KFC bereits gute Erfahrungen mit der Einführung einer Business Intelligence-Lösung für das Reporting gemacht hatte, sollte nun auch ein derartiges Tool in der Restaurantplanung implementiert werden. 

Lösung mit einem BI-Tool.
Mit Unterstützung der Unternehmensberatung bdg erarbeitete KFC ein Konzept zur Modellierung und Implementierung eines Business Intelligence-Werkzeuges zur Optimierung der Planungsprozesse. Nach einer eingehenden Prüfung kristallisierte sich heraus, dass Board die Anforderungen von KFC an die Restaurantplanung am besten erfüllt, besonders wegen der einfachen Bedienbarkeit und schnellen Bearbeitungs- und Auswertungszeit der Daten. 

Mit der Board-Lösung sollten eine einheitliche Datenbasis geschaffen und die Planungsprozesse weitgehend automatisiert werden. Das KFC-Management wollte so die Berichtszyklen von mehreren Wochen auf wenige Tage kürzen und die Berichtsqualität deutlich verbessern. Auch die vormals so aufwendigen Änderungen und die Szenarienplanung sollten erleichtert werden.

Um den Prozess der Softwareimplementierung zu vereinheitlichen und um schneller auf Probleme und/oder Fehler reagieren zu können, wurde ein agiler Projektansatz ausgewählt. Innerhalb kurzer Zeit entstand eine integrierte, auf KFC zugeschnittene Planungslösung: Die intransparenten Datenbankstrukturen wurden angepasst und in die Board-Datenbank integriert. Damit wurden intern die Voraussetzungen für eine automatisierte Datenbereitstellung geschaffen und der Prozess der Informationsübertragung von mehreren Tagen auf wenige Minuten verkürzt. «Der Planungsprozess dauerte früher drei bis vier Wochen und ist nun in weniger als einer Woche erledigt», sagt Tom Palmer, Manager im Bereich Operations Planning bei KFC (YUM! Brands).

Automatisierte Datenlieferung. 
Insgesamt wurden die Planungszyklen der Fast Food-Kette stark verkürzt und gleichzeitig sicherer und aussagekräftiger gemacht. Alle Informationen sind bei KFC heute konsistent und laufen in einem einzigen Datenpool zusammen. Fehlerquellen und Mehrfachbearbeitungen wurden durch die zentrale und automatisierte Datenbereitstellung deutlich reduziert. Dieser Zugewinn an Zeit, Qualität und Detaillierungsgrad ermöglicht beispielsweise auch das Durchspielen von strategischen Simulationen bei gleichzeitiger Erhaltung der Detailtiefe.

Dank eines effektiven Anwender- und Administratorentrainings kann das KFC-Team seine Planungslösung nun weitgehend selbstständig steuern und die Geschäftsprozesse optimieren.

 

Profil: Yum! (Mutterkonzern)
Unternehmenssitz: Louisville, USA
Branche: Gastronomie 
Umsatz: 5,5 Milliarden US-Dollar
Mitarbeiter: 34‘000
BI-Lösung: Board

 

Quelle: BUSINESS INTELLIGENCE MAGAZINE, www.bi-magazine.net
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